Eens de keuze gemaakt is voor familiale opvolging en de geschikte opvolger gevonden is, moet de opvolging gerealiseerd worden. Dit is een transitiefase waarin overdrager en opvolger, maar ook familie en bedrijf een heel traject af te leggen hebben. Om tot een geslaagde opvolging te komen, is het belangrijk aan elk van hen aandacht te besteden. Men moet een totaalplan uitwerken.
1. Het traject van de overdrager
Het traject van de overdrager bestaat uit drie elementen: loslaten, een nieuwe rol aannemen en samenwerken met de opvolger.
Loslaten
Loslaten is voor de meeste overdragers niet makkelijk. Daarin kunnen veel factoren weerstand creëren, bijvoorbeeld: de confrontatie met het ‘zwarte gat’, het moeilijk kunnen afgeven van controle en macht, het einde van de professionele carrière zien als een verlies van zijn identiteit, de confrontatie met de eigen sterfelijkheid.
Hoe kunnen die weerstanden overwonnen worden? Enkele handvaten:
- Zie dit traject als een proces van verandering en besef dat dit tijd vergt.
- Overdragen houdt in dat men als het ware een nieuwe identiteit gaat reconstrueren. Wat zal dat voor u als overdrager zijn? Wees actief bezig met die vraag.
- Heb oog voor de opportuniteiten die dit ook inhoudt: misschien kan u nu eindelijk die hobby of passie gaan realiseren, die door de drukke agenda op de achtergrond is gebleven.
Een nieuwe rol aannemen
Voor de overdracht is de rol van de overdrager glashelder. Nu moet hij of zij een nieuwe rol vinden. Dit kan zowel buiten als binnen het familiebedrijf zijn (bestuurder, voorzitter van de raad van bestuur, adviseur, …). Wanneer het gaat om een rol binnen het familiebedrijf kunnen spanningen ontstaan doordat overdrager en opvolger elkaar voor de voeten lopen. Het is in deze fase van belang dat de inhoud, voorwaarden en grenzen van die nieuwe rol goed gekend zijn en worden bewaakt.
Samenwerken met de opvolger
In de meeste overdrachten is er een periode van samenwerking tussen overdrager en opvolger. Dat loopt niet altijd van een leien dakje. Succesfactoren voor die samenwerking kunnen zijn:
- Overdrager en opvolger hebben eenzelfde visie op het familiebedrijf.
- Er is respect voor wat de overdrager heeft opgebouwd.
- De overdrager geeft de opvolger vertrouwen.
- Er is een duidelijke taakverdeling tussen beiden, en zij respecteren die.
- Meningsverschillen worden constructief besproken en opgelost.
2. Het traject van de opvolger
De opvolger groeit door tot de nieuwe leider binnen het familiebedrijf. Tijdens dat traject worden de opvolgers vaak “getest” door de stakeholders. Zijn grote uitdaging bestaat erin om het vertrouwen van de stakeholders – de familie, leveranciers, klanten en last but not least de medewerkers – te winnen. Enkele tips:
- Walk the talk: als opvolger moet je gedrag beantwoorden aan wat je belooft of ambieert. Zoniet zal je zeer snel credibiliteit en vertrouwen verliezen.
- Evolutie, geen revolutie: wees je er als opvolger van bewust dat de opvolging ook voor het bedrijf en de medewerkers een veranderingsproces is dat op weerstand kan stuiten. Al te snel al te veel vernieuwingen willen doordrukken, is niet altijd succesvol.
- Laat je omringen: succesvolle opvolgers bouwen een goed team uit en laten zich challengen door een uitstekende raad van bestuur. Professionalisme op alle vlakken is hun devies. Een ervaren mentor als klankbord kan ook erg waardevol zijn.
- In moeilijke omstandigheden en zeker in crisissen: geef blijk van standvastigheid en competentie.
3. Het traject van de familie
Het is van cruciaal belang dat binnen de familie een stevig draagvlak bestaat voor de keuzes die inzake opvolging worden gemaakt. Dit kan maar gerealiseerd worden als de familie goed voorbereid is op de overdracht. Drie zaken zijn belangrijk: het vastleggen van een duidelijke eigenaarsvisie, het uitwerken van de familiale governance, en duidelijke afspraken omtrent de rollen die een familielid kan opnemen.
Het vastleggen van een duidelijke eigenaarsvisie
De eigenaarsvisie is de uitdrukking van de fundamentele overtuigingen en verwachtingen van de familie m.b.t. het familiebedrijf. Zij is van cruciaal belang omdat zij aangeeft welke koers de familie met het familiebedrijf wil varen. De eigenaarsvisie omvat:
- De ambitie van de aandeelhouders met de onderneming;
- Hun waarden;
- De verwachte financiële return;
- Andere verwachtingen, bijvoorbeeld inzake strategie, groei, rentabiliteit, risico, reputatie, duurzaamheid;
- Hun basisopvattingen inzake governance;
- Hun opvattingen inzake familiale betrokkenheid.
Het uitwerken van de familiale governance
Familiale governance is het geheel van structuren en afspraken die vormgeven aan hoe de familie achter het familiebedrijf communiceert, interageert, en zich van de taak als aandeelhouder kwijt. Een goede familiale governance omvat veelal:
- Het maken van goede afspraken, veelal in een familiaal charter. Naast de eigenaarsvisie kunnen in een familiaal charter afspraken en richtlijnen worden opgenomen omtrent tal van andere aspecten. Bijvoorbeeld: de loopbaan van familieleden in het familiebedrijf (voorwaarden, vergoedingen, wijze van evalueren/promoveren, beperkingen, ...), communicatie, conflictmanagement, vorming van familieleden, de eigendom, de leiding, de corporate governance, …
- Structuren zoals familievergaderingen of familieforums die dienen als platform voor communicatie, informatie en eventueel consultatie van de familie m.b.t. het familiebedrijf. Men kan hier creatief in zijn, maar steeds met duidelijke afspraken.
Duidelijke afspraken omtrent de rollen
Duidelijkheid over de rollen van de familieleden is cruciaal. Een familielid kan diverse (en ook meerdere) rollen hebben, zoals: aandeelhouder, voorzitter of lid van de raad van bestuur, CEO of lid van het management, personeelslid op een ander niveau binnen de organisatie, adviseur, een rol in de familiale governance organen. Opvolging is een proces waarbinnen niet enkel overdrager en opvolger maar meestal ook heel wat andere actoren een nieuwe rol krijgen. Om dat vlot te laten verlopen moet er duidelijkheid zijn:
- Wat zijn de voorwaarden om een rol te kunnen opnemen?
- Wat houdt die rol in (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten)?
- Aan wie moet men vanuit die rol verantwoording afleggen?
4. Het traject van het bedrijf
Een overdracht zal succesvol verlopen als ook het familiebedrijf zelf er klaar voor is. Twee hefbomen kunnen daarbij helpen: governance en professionalisering.
Governance
Governance van het bedrijf bestaat uit tal van aspecten (zie hierover de Code Buysse IV), maar in het kader van het proces van de opvolging is vooral een rol weggelegd voor een actieve raad van bestuur. Een familiebedrijf met een goed functionerende raad van bestuur, zeker wanneer daar ook externe leden in zetelen, is beter gewapend om de opvolging aan te pakken.
Professionalisering
Professionalisering van het familiebedrijf kan enerzijds het proces van de opvolging ondersteunen en zorgt er anderzijds voor dat de opvolger een stevige omkadering heeft waarbinnen hij zijn nieuwe rol kan opnemen. Met een heldere strategie en goed uitgewerkte financiële systemen kan het voor een opvolger aantrekkelijker zijn dan wanneer deze elementen ontbreken. Omgekeerd is het voor de overdrager makkelijker om vertrouwen te hebben in het opvolgingsproces wanneer het familiebedrijf een professionele structuur heeft.